Hur fungerar det? Här förklarar vi hur Meeting Spyder hjälper dig att organisera dina möten vilket kan vara bra att känna till innan du gör inställningarna för din organisation.
Registrera dig
När du registrerar dig för ett abonnemang av Meeting Spyder skapar du samtidigt ett organisationskonto. Den grundläggande strukturen och allt innehåll i alla möten i din organisation är kopplat till detta organisationskonto. Det är endast ni i er organisation som ser och kan ta del av de möten ni genomför i ert konto.
Mötesdeltagare kan se grundläggande information om er organisation men det är endast den eller de som står som kontoägare som kan göra ändringar i kontot.
För att delta i ett möte bör deltagarna ha en profil i Meeting Spyder. Det är inte ett måste men med denna profil har du allt på samma ställe! I din personliga mötessida kan du ta del av mötet agenda, läsa handlingar och annan mötesinformation, göra digitala anteckningar mm som du behöver för att kunna förbereda dig inför kommande möten. Under mötet kan du bli inbjuden att tycka till, delta i omröstningar, skicka in förslag som alla kan ta ställning till samtidigt mm.
Med din profil får du dessutom hjälp med att följa och påverka utvecklingen av de beslut som du har tilldelats ansvaret för. Du kan ändra deras status och kommentera utvecklingen.
Mötet består av människor som arbetar tillsammans
I Meeting Spyder är det mötet som är i fokus. Ett möte kan vara en engångsföreteelse eller en serie av återkommande möten. Varje möte består av en struktur, dokument & handlingar, verktyg och metoder som används för diskussion, planering, idégenerering, problemlösning, utvärdering, beslutsfattande och dokumentation.
Deltagare kan endast vara de personer som har blivit inbjudna till mötet, antingen som deltagare eller som gäst.
Vem kan göra vad i Meeting Spyder
Systemadministratör
Systemadministratörer har åtkomst till att hantera organisationen, medlemmar inom denna organisation och inställningar.
Systemägare
Detta är den roll som äger det ekonomiska ansvaret för kontot.
Mötesadministratör
Mötesadministratörer kan skapa nya möten och bjuda in deltagare och nya användare. När en mötesadministratör skapar ett nytt möte blir denne automatiskt även Ordförande/sekreterare men kan senare även tilldela någon av deltagarna denna roll.
Ordförande/Sekreterare
Denna roll har full kontroll över sitt möte. Det är den här rollen som har åtkomst till mötets styrpanel och kan styra mötet framåt genom dagordningen. I återkommande möten kan även ordförande/sekreterare skapa dagordningen, bjuda in deltagare och skicka ut kallelse.
Deltagare
Varje möte har en deltagarförteckning med personer som har tillgång till mötet och den information som hör till mötet. Mötesadministratörer kan bl.a. lägga till deltagare när de schemalägger och kallar till ett möte.
Observatör
En observatör kan bara göra just det, observera. När du bjuder in någon att observera ett möte, kommer de att kunna se dagordningen och följa med när mötet fortskrider, men de har inte rättighet att använda mötesfunktioner som begära ordet, skicka in förslag, delta i voteringar etc.
Exempel på mötesprocess i Meeting Spyder
- Planera och bjud in till möte
- Syfte, start- & sluttid samt plats
- Skapa dagordning
- Dela handlingar med dagordningen eller enskilda dagordningspunkter
- Skicka kallelse
- Förberedelse
- Ta del av agenda
- Handlingar i det gemensamma arkivet
- Digitala anteckningar, stryk under & markera
- Genomför mötet
- Styr mötet framåt
- Skriv mötesanteckningar
- Rösta & få feedback från deltagarna
- Fatta och specificera beslut med ansvarig person och deadline
- Följ upp mötet
- Färdigställ mötesprotokollet
- Utskick av mötesprotokoll
- Utvärdera
- Beslutsuppföljning
Är du nyfiken på hur det kan gå till när ni t.ex. genomför ett styrelsemöte i Meeting Spyder?
Titta på den här videon (ca 4 min):