För styrelser och kanslier

Ge styrelsen ett tydligare flöde från dagordning till beslut

Ett styrelsemöte behöver mer än en videolänk och en mapp med handlingar. Deltagarna ska vara förberedda, ordföranden ska kunna leda mötet och sekreteraren ska kunna skilja diskussion, beslut och fortsatt ansvar från varandra.

Meeting Spyder samlar mötesinformation, dagordning, deltagare, handlingar, talarordning, omröstningar och beslutsunderlag i ett gemensamt flöde för organisationer som vill arbeta mer konsekvent med återkommande styrelsemöten.

Visa oss ert styrelseflöde Se SaaS-abonnemang

Från dagordning till beslut

Samla ärenden, deltagare, handlingar, beslutspunkter och resultat.

När mötesflödet är behovet

Passar styrelser som behöver struktur under själva mötet och vill återanvända arbetssättet.

När passar Meeting Spyder för styrelsemöten?

Meeting Spyder passar styrelser och kanslier som behöver ett gemensamt flöde för dagordning, handlingar, deltagare, talarordning, omröstning och beslutsunderlag. Plattformens fokus är att förbereda och genomföra mötet. Behov av e-signering, avtal och ett permanent dokumentarkiv behöver utvärderas separat.

Exempel på upplägg

Ett återkommande styrelsemöte med en omstridd beslutspunkt

Handlingarna kopplas till rätt ärende före mötet. Ordföranden leder diskussionen och styrelsen genomför en digital omröstning när ett tydligt resultat behövs. Sekreteraren använder resultatet som underlag och ansvarar för formulering och justering av protokollet.

Exemplet visar ett möjligt arbetssätt. Det slutliga upplägget anpassas till er organisation och era mötesregler.

Mindre tid på att leta – mer tid på att behandla frågorna

När olika versioner av handlingar skickas i mejl och beslut antecknas på flera platser blir efterarbetet onödigt tungt. Genom att förbereda mötet i en gemensam struktur blir det lättare för ledamöterna att hitta rätt material och för mötesledningen att se var i dagordningen styrelsen befinner sig.

Ett arbetsflöde som styrelsen kan återanvända

Inför mötet

Skapa dagordning, samla mötesinformation och handlingar och ge deltagarna tillgång till relevant underlag. Roller och behörigheter kan skilja mellan ledamöter, adjungerade och andra deltagare.

Under mötet

Följ aktuell punkt, hantera talarordning när det behövs och genomför en digital omröstning när ett beslut kräver tydlig rösträkning.

Efter mötet

Ta resultat och beslutsunderlag vidare till protokoll och fortsatt uppföljning. Meeting Spyder ersätter inte styrelsens ansvar för protokoll, justering och arkivering.

När passar Meeting Spyder för styrelsen?

Meeting Spyder är särskilt relevant för styrelser som har många ledamöter, återkommande formella beslut, deltagare på flera platser eller ett behov av att använda samma plattform även för fullmäktige, medlemsmöten eller stämmor.

För en liten styrelse som enbart behöver dokumentdelning och elektronisk signering kan en renodlad styrelseportal vara ett bättre val. Meeting Spyders styrka är mötesgenomförandet och kopplingen till organisationens större formella möten.

Samma arbetssätt i flera delar av organisationen

För medlemsorganisationer, kommuner, regioner och medlemsägda företag kan styrelsemötet vara en del av en större mötesstruktur. Samma organisation kan exempelvis använda Meeting Spyder för styrelse, nämnd, fullmäktige, årsmöte och kongress, med olika deltagare och behörigheter.

Nästa steg

Behöver styrelsen bättre struktur under själva mötet?

Visa oss hur ni förbereder dagordning, distribuerar handlingar, fattar beslut och tar resultatet vidare i dag. Vi bedömer om Meeting Spyder passar ert arbetssätt.

Visa oss ert styrelseflöde

Vanliga frågor

Frågor om styrelsemöten

Är Meeting Spyder en styrelseportal?

Meeting Spyder innehåller funktioner för att förbereda och genomföra styrelsemöten, men kärnan är det operativa mötesflödet. Om ert huvudsakliga behov är bolagsadministration, avtal, e-signering eller ett permanent dokumentarkiv bör det behovet utvärderas separat.

Kan styrelsen rösta digitalt?

Ja. Digital omröstning kan användas när styrelsen behöver ett tydligt voteringsresultat.

Kan externa deltagare bjudas in?

Olika deltagarroller och behörigheter kan användas. Det exakta upplägget behöver anpassas efter vilken information externa eller adjungerade deltagare ska kunna se.

Skapar Meeting Spyder ett färdigt protokoll?

Meeting Spyder kan bidra med resultat och protokollsunderlag. Sekreteraren och styrelsen ansvarar för formulering, justering och fastställande av det slutliga protokollet.

Kan styrelsemötet hållas i hybridformat?

Ja, mötesfunktionerna kan användas tillsammans med video eller webbsändning. Organisationen behöver planera hur distansdeltagare ska höra, synas, begära ordet och delta i besluten.