För kommuner, regioner och organisationsfullmäktige

Ett mötes- och voteringssystem för fullmäktige och nämnder

Fullmäktige och nämnder behöver kunna gå från publicerad dagordning till genomförda och dokumenterade beslut på ett tydligt sätt. Ledamöter ska hitta rätt handlingar, begära ordet och rösta. Ordförande och sekreterare behöver överblick över närvaro, talarlista, yrkanden och resultat. Åhörare ska kunna förstå vilken punkt som behandlas och vad mötet har beslutat.

Meeting Spyder samlar det operativa mötesflödet för återkommande sammanträden och kan användas av kommuner, regioner och andra organisationer med fullmäktige, nämnder eller representantskap.

Boka demo för kommun eller region Se SaaS för återkommande möten

För återkommande sammanträden

Återanvänd arbetssätt för dagordning, närvaro, tjänstgöring och votering.

För sal och distans

Ledamöter, presidium och publik får tydligare information genom hela mötet.

Vad gör ett voteringssystem för kommunfullmäktige och regionfullmäktige?

Meeting Spyder samlar dagordning, närvaro, tjänstgörande ledamöter och ersättare, talarlista, yrkanden, votering och resultat vid fullmäktigemöten och nämndmöten. Kommuner, regioner och organisationsfullmäktige kan använda tjänsten som SaaS för återkommande sammanträden. Distansdeltagande kräver också planering av ljud, bild och tillämpliga regler.

Exempel på upplägg

Ett fullmäktigemöte där en ersättare träder in

Inför sammanträdet förbereds dagordning och ledamöter. När en ersättare börjar tjänstgöra uppdateras status enligt organisationens rutin. Under debatten hanteras talarlista och yrkanden. När voteringen är avslutad kan mötesledningen visa resultatet för salen och ta det vidare som protokollsunderlag.

Exemplet visar ett möjligt arbetssätt. Det slutliga upplägget anpassas till er organisation och era mötesregler.

Byggt för möten som återkommer

När sammanträden genomförs månad efter månad behövs ett arbetssätt som administrationen kan återanvända och deltagarna kan känna igen. Meeting Spyder kan användas som SaaS av den egna organisationen, med onboarding och support utifrån lokala roller och rutiner.

Vid särskilda sammanträden eller under införandet kan upplägget kompletteras med planering, repetition och operatörsstöd.

Före, under och efter sammanträdet

Förbered dagordning och deltagare

Samla mötesinformation, dagordning, handlingar, deltagare och roller. Förbered närvaro, ersättare, talarregler och möjliga voteringar enligt organisationens arbetsordning.

Följ närvaro och tjänstgöring

Ge mötesledningen en aktuell bild av vilka som deltar och vilka som har rätt att rösta. Rutiner för inkallade ersättare och förändringar under mötet behöver definieras i införandet.

Led debatten med talarlista

Ledamöter kan begära ordet i anslutning till rätt ärende. Ordföranden får stöd för talarordning, repliker och talartider och kan hålla mötet framåt utan separata listor.

Hantera yrkanden och votering

Knyt yrkanden till rätt punkt och genomför omröstningar när acklamation inte räcker. Följ deltagandet i voteringen och presentera resultatet enligt mötesledningens rutiner.

Visa mötet för salen och publiken

En publik vy kan visa aktuell punkt, talare, yrkanden och publicerade resultat i möteslokalen eller som del av den externa kommunikationen.

Ta resultatet vidare

Resultat och mötesdata kan användas som underlag för protokoll och efterföljande dokumentation. Exakt export- och integrationsbehov stäms av vid införandet.

För kommunsekreterare och mötesadministration

Ni behöver ett system som följer mötets verkliga arbetsordning och som går att hantera när något ändras under pågående sammanträde. Införandet bör därför utgå från era befintliga roller, ersättarflöden, talarregler, voteringsrutiner, publika vyer och krav på dokumentation.

Vi hjälper er att konfigurera en stabil grund och utbilda de personer som ska administrera och leda mötena.

För IT, upphandling och verksamhetsansvariga

En utvärdering behöver omfatta mer än en funktionslista. Tillsammans behöver vi gå igenom autentisering, behörigheter, personuppgifter, driftmiljö, support, införande, reservrutiner och hur lösningen passar med de system ni redan använder. Tekniska och avtalsmässiga svar ska lämnas utifrån det konkreta erbjudandet, inte som generella marknadslöften.

Nästa steg

Visa oss hur ett av era sammanträden faktiskt går till

Vi utgår från dagordning, roller, voteringsregler och dagens systemmiljö och visar hur Meeting Spyder kan stödja det återkommande arbetsflödet.

Boka demo för kommun eller region

Vanliga frågor

Frågor om fullmäktige och nämnder

Kan Meeting Spyder hantera ledamöter och ersättare?

Ja. Deltagare, roller och mötesstatus kan hanteras, men rutinen för tjänstgörande ersättare behöver konfigureras utifrån organisationens arbetssätt.

Kan ledamöter delta på distans?

Meeting Spyder kan stödja mötesfunktionerna i ett distans- eller hybridupplägg. Organisationen ansvarar för att deltagandeformen är tillåten och behöver även planera ljud, bild, identitetskontroll och reservrutiner.

Finns stöd för talarlista och olika talartider?

Ja. Talarlista, repliker och tidsstyrning kan ingå i mötesflödet och anpassas till de regler som används i sammanträdet.

Kan resultat visas i möteslokalen?

Ja. Meeting Spyder har stöd för publik visning av bland annat aktuell punkt, talare, förslag och publicerade resultat.

Kan Meeting Spyder integreras med våra andra system?

Integrationsbehov behöver bedömas konkret. Börja med att beskriva vilka uppgifter som ska överföras, vilket system som är källa och vilka krav som finns på säkerhet, aktualitet och arkivering.