För Investor Relations och bolagsadministration

Teknik och operatörsstöd för bolagsstämmor där deltagande och röstning måste fungera

På en bolagsstämma behöver aktieägare kunna följa ärendena, delta enligt stämmans upplägg och rösta med rätt röstetal. Mötesledning, bolagsadministration och Investor Relations behöver samtidigt kunna följa närvaro, omröstningar och resultat utan att tappa kontrollen över genomförandet.

Meeting Spyder stödjer mötets genomförandelager: deltagaråtkomst, roller, röstlängd, öppen och sluten omröstning, personval, resultatvisning och dokumentationsunderlag. Plattformen kan användas på plats, digitalt eller som del av en hybridstämma.

Gå igenom er kommande stämma Se den bemannade mötestjänsten

Förbered röstningsmodellen

Roller, röstetal, ombud och beslutsformer stäms av före stämman.

Operativ kontroll

Teknik och operatörsstöd för fysiska, digitala och hybrida bolagsstämmor.

Vilket systemstöd kan användas vid en bolagsstämma eller årsstämma?

Meeting Spyder stödjer det tekniska genomförandet av bolagsstämmor, årsstämmor och aktieägarmöten med deltagaråtkomst, roller, röstlängd, viktade röster, omröstning och resultat. Bolagsadministration och Investor Relations kan få operatörsstöd. Bolaget och dess rådgivare ansvarar för aktiebok, fullmakter och juridiska förutsättningar.

Exempel på upplägg

En årsstämma med olika röstetal och ombud

Bolaget levererar ett kontrollerat underlag för aktieägare, ombud och röstetal. Inför stämman repeteras deltagaråtkomst och omröstning. När ett ärende går till votering öppnar operatören den enligt stämmoordförandens instruktioner och presenterar resultatet när mötesledningen är redo.

Exemplet visar ett möjligt arbetssätt. Det slutliga upplägget anpassas till er organisation och era mötesregler.

Förbered röstningen innan stämman öppnas

En bra bolagsstämma bygger på att deltagar- och rösträttsunderlaget är kontrollerat, att beslutsalternativen är förberedda och att ansvarsfördelningen mellan ordförande, bolag, eventuell emissions- eller stämmoaktör och teknikleverantör är tydlig.

Inför mötet går vi igenom vilka deltagarkategorier som finns, hur röster ska viktas, vilka personval och beslut som är planerade och hur resultat ska kontrolleras och presenteras.

Ett sammanhängande flöde under stämman

Deltagaråtkomst och roller

Ge aktieägare, ombud, gäster och funktionärer rätt vy och rätt behörighet i mötet. Den identitets- och behörighetsmodell som krävs bestäms i projektet.

Röstlängd och röstetal

Koppla röstberättigade deltagare till det röstetal som ska användas vid stämmans voteringar. Röstlängdens källa och avstämning behöver vara tydligt definierad.

Omröstningar och val

Genomför förberedda voteringar och personval och följ hur många röster som har registrerats. Resultat publiceras enligt mötesledningens beslutade kontrollflöde.

Hybrid medverkan

Meeting Spyder kan kombineras med webbsändning eller videomöte så att distansdeltagare kan följa stämman och använda mötesfunktionerna. Helheten behöver provas med samma ljud-, bild- och fördröjningsförutsättningar som ska användas under stämman.

Resultat och efterarbete

Samla voteringsresultat och annat mötesunderlag för bolagets fortsatta protokoll- och rapporteringsarbete.

För Investor Relations och bolagsadministration

Ni behöver kunna ge aktieägarna tydliga instruktioner och samtidigt ha en realistisk plan för registrering, frågor, omröstning och support. Vi hjälper er att göra tekniken begriplig i deltagarresan och att repetera de moment som är mest kritiska för mötesledningen.

Meeting Spyder kan levereras tillsammans med projektledning och operatörer för bolag som vill ha ett sammanhållet ansvar för mötestekniken under genomförandet.

Tydlig avgränsning

Meeting Spyder är ett tekniskt och operativt stöd för mötet. Bolaget och dess rådgivare ansvarar för att stämman, kallelsen, deltagarformerna och beslutsprocessen uppfyller bolagsordning och tillämpliga regler. Om stämman ska hållas helt digitalt eller i hybridformat behöver dessa förutsättningar fastställas tidigt.

Nästa steg

Visa oss stämmans deltagar- och röstningsmodell

Vi går igenom format, antal deltagare, röstetal, ombud, planerade beslut och vilka funktioner som behöver bemannas. Därefter kan vi föreslå ett konkret genomförande.

Gå igenom er kommande stämma

Vanliga frågor

Frågor om bolagsstämmor och aktieägarmöten

Kan Meeting Spyder användas vid en helt digital bolagsstämma?

Plattformen kan stödja deltagande och röstning i ett digitalt upplägg. Bolaget behöver först säkerställa att förutsättningarna för en digital stämma är uppfyllda och att kallelsen beskriver hur deltagande och röstning ska ske.

Kan aktieägare ha olika röstetal?

Ja. Meeting Spyder har stöd för viktade röster. Underlaget och reglerna för röstetalen behöver levereras och kontrolleras inför stämman.

Ingår registrering av aktieägare och ombud?

Meeting Spyder kan stödja deltagaråtkomst och roller, men den exakta ansvarsfördelningen för aktiebok, fullmakter och behörighetskontroll måste bestämmas för varje stämma.

Kan stämman webbsändas?

Meeting Spyder kan kombineras med en webbsändnings- eller videolösning. Vi går igenom hur ljud, bild, frågor, fördröjning och omröstning ska fungera som en helhet.

Ersätter Meeting Spyder juridiska rådgivare eller stämmoordförande?

Nej. Meeting Spyder stödjer det tekniska och operativa genomförandet. Bolaget, stämmoordföranden och rådgivarna ansvarar för den juridiska processen och stämmans beslut.