Yrkanden / Förslag

Yrkanden skrivs in i webbformulär som deltagaren lämnar in till mötets dagordningspunkter. När en deltagare skickar in ett yrkande så placeras deltagaren automatiskt även i talarlistan. När en deltagare med yttranderätt skriver och skickar in ett yrkande får deltagaren även en position i talarlistan för det ärende som yrkandet har skickats in till. Om deltagaren hade en position i talarlistan redan innan denne skickade in ett yrkande så placeras yrkandet på denna position. Detta gäller om deltagaren skickar in ett eller flera yrkanden.

Vi strävar efter att ha en grund för detta formulär som passar så många kunder som möjligt. Ibland vill de dock göra anpassningar så att formulären ser ut som kunden önskar. Anpassningarna sker med debitering per timme det tar att göra anpassningen. I denna debitering ingår även att vi ska återställa systemet efter dessa unika kundanpassningar. Resursberäkning sker efter godkända skisser.

Storbildsskärm

Det som pågår i mötets agenda i form av namn på dagordningspunkt, aktuell talare, talarlista, voteringar etc. kan visas automatiskt på en storbildsskärm i plenum. Det är även möjligt att skapa unika visningsytor för annan form av skärmvisning i t.ex. andra lokaler/rum.

Det är möjligt att kundanpassa den yta som visas på dessa skärmar. Framtagning av kundanpassade ytor för storbildsskärmar sker i projektform och resursberäkning sker efter godkända skisser.

Voteringar

I systemet kan man genomföra vanliga beslutsvoteringar med svarsalternativ som Ja, Nej och Avstår. Det är även möjligt att genomföra röstningar där deltagaren kan välja att svara på och skicka in flera svarsalternativ, som t.ex. vid personval, samt mentometerliknande aktiviteter.

När man genomför voteringar med flervalsalternativ kan man ställa in så att deltagaren måste ange ett specifikt maxantal svarsalternativ och även ett minsta antal röster som man måste svara på.

Det går även att genomföra flervals-voteringar där t.ex. förslag från en valberedning redan är förvalda i valsedeln och som deltagaren då enbart behöver skicka in ifall man inte önskar göra några förändringar.

Voteringar kan ske helt öppna så att alla som har åtkomst till systemet kan vara med och svara eller voteringar där endast de som har rösträtt kan delta. Voteringar kan ske öppna eller slutna. Meeting Spyder hanterar även flera pågående röstningar parallellt.

Det är möjligt att skapa röstningar ad hoc under evenemanget, hur lång tid detta tar beror på utformningen av frågor samt antalet svarsalternativ.

Enkel talarlista

Default-läget i systemet är att Enkel talarlista används. Deltagarna placeras i talarlistan i den turordning som de begär ordet. Om deltagaren ångrar att man har satt upp sig på talarlistan kan man stryka sig från talarlistan genom att använda kontrollen för att ”Ångra” sig. Därmed stryks deltagaren från talarlistan.

Protokoll

Under mötet sparas information om mötets händelser under respektive agendapunkt. Exempel på händelser är namn på deltagare i talarlistan, voteringsresultat samt de beslutsanteckningar som mötets sekreterare löpande skriver och infogar i protokollet. Efter genomfört möte kan protokollet exporteras för vidare bearbetning i t.ex. ett ordbehandlingsprogram som exempelvis word

Mötesanteckningar

Under mötet kan mötets sekreterare löpande skriva och infoga anteckningar och beslut för respektive agendapunkt. Dessa sparas i loggen och när mötet är klart finns de med i det protokoll, se nedan, som automatiskt genereras under evenemangets gång.